從食品安全問題談連鎖餐飲行業(yè)信息化建設
加強信息化建設對餐飲企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略意義
在餐飲行業(yè)快速蓬勃發(fā)展的同時，我們也看到，頻頻發(fā)生的食品安全事件，已經(jīng)強烈引起了國家的重視和老百姓的關注，隨著國家今年對食品安全法案的正式實施，要求“食品、食品添加劑生產(chǎn)經(jīng)營者和食品貯存、運輸服務經(jīng)營者要建立完整的食品進貨查驗記錄制度、定期報告制度以及保管貯存制度”。這也代表著餐飲企業(yè)將會由原來粗放式的生產(chǎn)經(jīng)營管理走向精細化的生產(chǎn)經(jīng)營管理轉變，企業(yè)信息管理要求更加標準化、規(guī)范化，無論在哪一環(huán)節(jié)，都能實現(xiàn)快速的追溯查詢，建立一整套可追溯、可召回的食品安全保障體系。
從其他行業(yè)的發(fā)展歷程來看，這一體系的搭建，是離不開信息化系統(tǒng)的支撐作用，只有實現(xiàn)現(xiàn)代高新科學技術與企業(yè)管理制度的相結合，才能建立一整套可預防、可追溯、可召回的食品安全保障體系。
縱觀國內(nèi)同行業(yè)企業(yè)，在現(xiàn)階段充分利用信息化系統(tǒng)的支撐，完整實現(xiàn)建立可預防、可追溯、可召回的食品安全保障體系的企業(yè)，基本上沒有。大部分都只是實現(xiàn)基本的財務管理信息化。
因此，對于餐飲企業(yè)來講，加強信息化體系的建設，不僅可以幫助企業(yè)建立一套可預防、可追溯、可召回的食品安全保障體系，滿足國家對食品安全法規(guī)的要求，還可以加強企業(yè)內(nèi)部精細化管理體系建設，樹立餐飲企業(yè)在國內(nèi)同行業(yè)企業(yè)的行業(yè)形象，成為在國民重點關注食品安全環(huán)境下的行業(yè)管理領先企業(yè)。
餐飲企業(yè)信息化建設藍圖展望及應用規(guī)劃
1、企業(yè)信息化建設規(guī)劃思想
結合我國的餐飲行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，戰(zhàn)略將驅動企業(yè)組織的構建與運作，從而形成企業(yè)所需的管理及業(yè)務流程，由流程來傳遞企業(yè)業(yè)務信息(如圖1所示)，由此才能決定企業(yè)的信息化戰(zhàn)略，才能確定需要什么樣的技術來構建信息化系統(tǒng)。
信息化戰(zhàn)略是最終支撐企業(yè)戰(zhàn)略實現(xiàn)的必要條件，需要由技術來支持整個企業(yè)的流程優(yōu)化，只有不斷的根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行情況進行流程的優(yōu)化，才能加強組織的保障，組織強化的程度，直接關系到企業(yè)戰(zhàn)略的實現(xiàn)程度。
所以，對于餐飲企業(yè)來說，發(fā)展戰(zhàn)略將決定信息化戰(zhàn)略，信息化戰(zhàn)略決定信息化的規(guī)劃，本案的規(guī)劃思想就是基于上述理念而生，并且立足現(xiàn)實，著眼未來。
2、餐飲企業(yè)信息化目標建議
針對餐飲行業(yè)的信息化體系建設，指導信息化系統(tǒng)選型及建設工作，我們提出以下建議。
(1)以集團的角度進行整體信息化規(guī)劃工作
隨著餐飲企業(yè)快速發(fā)展，連鎖規(guī)?；?jīng)營是企業(yè)做強做大的重要經(jīng)營模式，以集團角度進行整體信息化規(guī)劃以滿足公司總體目標和企業(yè)戰(zhàn)略、圍繞企業(yè)文化精神和經(jīng)營理念的角度進行整體規(guī)劃，即可以解決當前發(fā)展中的問題，又可滿足作為一個集團型企業(yè)長遠發(fā)展的需要，同時可以達到支持每一個單一企業(yè)的獨立應用的目的。
(2)建立集團集中信息化管理平臺
利用統(tǒng)一的平臺，加強餐飲企業(yè)供應商管理、采購管理、庫存管理、銷售管理、財務管理、中央廚房、質(zhì)量檢測、餐廳管理、會員管理、用工安全、辦公自動化、垃圾處置等業(yè)務的管理，為以后與電子商務及其它系統(tǒng)集成打下基礎，構建集團化信息管理平臺。
(3)建立完整的食品進貨查驗記錄制度
利用系統(tǒng)，加強對供應商資質(zhì)管理功能，實現(xiàn)對無資質(zhì)供應商供貨控制功能；對于每一批貨物，要建立能詳細的記錄食品或食品添加劑的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批號、保質(zhì)期、供貨者名稱以及聯(lián)系方式、進貨日期等內(nèi)容；支持進貨查驗記錄的保存期限不得少于2年。
(4)完善營銷網(wǎng)絡的建設
目前，諸多知名連鎖餐飲企業(yè)基本都是多組織、垮區(qū)域的集團企業(yè)，分公司、門店及物流庫存中心，形成了四通八達、覆蓋面廣的銷售配送網(wǎng)絡。信息化系統(tǒng)應通過企業(yè)資源的集中掌控，建立市場需求與企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)運作的信息平臺，快速響應客戶需求，實現(xiàn)以財務為中心，實時反映、控制企業(yè)銷售業(yè)務運作。
(5)全面整合物流、信息流和資金流，構造更加高效的管理信息系統(tǒng)
餐飲連鎖企業(yè)材料流量大、價值低，這樣就要求對于材料做好采購市場信息的把握，使采購數(shù)量、質(zhì)量、供貨進度與地域、季節(jié)、客流緊密配合；餐飲企業(yè)的材料品種多，配送周期短，嚴格計劃原材料的需求計劃、庫存、采購、結算流程，從而節(jié)約采購成本，縮短采購周期，使采購、庫存、配送高度協(xié)同，形成市場信息向企業(yè)內(nèi)部快速反饋機制；財務物流體系全面整合，計劃控制貫穿管理全程，采購計劃的生成等通過系統(tǒng)實時控制實現(xiàn)自動審批流管理與自動控制，實現(xiàn)最短流程控制；提高資金綜合利用效率，通過高度協(xié)同的現(xiàn)代物流體系的建設來進一步加強整個集團的競爭能力。
(6)加強經(jīng)營計劃與安全預警控制
通過對餐飲企業(yè)物流、信息流及資金流的全面掌控，能提供有效、準確的經(jīng)營計劃決策分析功能，為經(jīng)營計劃的制定，提供全面的數(shù)據(jù)支撐。同時，能支持企業(yè)經(jīng)營管理“雷達體系”的搭建，一旦出現(xiàn)異常情況，如保質(zhì)期即將到期等，信息化系統(tǒng)應能及時通過多種方式向相關責任人預警警告，督促及時處理。
(7)建立高效的物流平衡體系，實現(xiàn)集團到各級單位的計劃協(xié)同
抓好各個環(huán)節(jié)上道物流為下道物流服務的落實，把中央廚房和管理的鏈條始終優(yōu)質(zhì)保持在良好的狀態(tài)之中，這就更要求多單位、多部門之間信息傳遞及時準確并且高度協(xié)同；實現(xiàn)采購中心、各門店之間銷售計劃的協(xié)同統(tǒng)一，避免門店之間以及采購、物流之間的浪費，提高集團整體運行效率。
(8)加強餐飲連鎖店信息化管理力度，建立全面的信息化平臺。
可實現(xiàn)集團的物料統(tǒng)一采購、統(tǒng)一配送，VIP卡多店通用，營業(yè)數(shù)據(jù)匯總。達到“統(tǒng)一規(guī)范、分散應用、資源共享、實時跟蹤、垂直監(jiān)控、逐級管理、多角度分析”的統(tǒng)一平臺。
(9)構建集團財務管理模式，加強財務監(jiān)督和控制
通過從最低層直接獲取數(shù)據(jù)來集中數(shù)據(jù)加工處理過程，將會計的核算與監(jiān)控功能融為一體。通過建立一套賬，執(zhí)行統(tǒng)一的會計政策，核算與管理控制制度等方式來實現(xiàn)集中監(jiān)控。
(10)建立安全的用工管理體系
由于餐飲行業(yè)的特殊性，要求從業(yè)人員持有有效的健康證明。因此，信息化系統(tǒng)應能支持安全用工體系的搭建，支持建立覆蓋全面的員工健康監(jiān)控管理功能。
3、餐飲企業(yè)信息化藍圖規(guī)劃及應用
因此，根據(jù)以上對餐飲企業(yè)信息化戰(zhàn)略目標的解讀，考慮到未來發(fā)展需要及信息系統(tǒng)的應用特點，提出了對餐飲企業(yè)信息化藍圖規(guī)劃。
對于餐飲企業(yè)信息化體系的藍圖規(guī)劃，它是由“兩個體系、一個平臺、一個中心”所構成。根據(jù)其建設內(nèi)容，可將其命名為“211工程”。
一個中心是指公司戰(zhàn)略績效決策中心。它主要是通過企業(yè)績效、商務智能、戰(zhàn)略決策等實現(xiàn)對企業(yè)的績效評價、風險監(jiān)控、關鍵業(yè)務監(jiān)控、戰(zhàn)略分析、異常財務分析、發(fā)展能力分析、運營能力分析、獲利能力分析、現(xiàn)金流量分析、償債能力分析、品類管理、費用分析、應付帳款分析、戰(zhàn)略地圖、儀表盤(EPM)、智能分析、智能報表等內(nèi)容的全面分析，為集團公司高層領導戰(zhàn)略決策提供全面、實時、安全的支撐作用。
一個平臺是指所有的信息化系統(tǒng)都是基于一個統(tǒng)一的平臺所搭建。在這一平臺上，通過信息交換技術、工作流技術、風險預警技術、系統(tǒng)集成技術等，實現(xiàn)不同領域的信息化系統(tǒng)之間，進行數(shù)據(jù)的無縫集成與交換，在企業(yè)內(nèi)部形成可持續(xù)發(fā)展的信息高速公路。
兩個體系主要是指食品安全保障體系與集團財務管控體系。
食品安全保障體系是以食品質(zhì)量安全為核心，以食品流向為主線，以食品安全預防與預警為導向的一體化信息管理體系。其主要是由供應商管理、采購管理、質(zhì)量檢測、庫存管理、銷售管理、中央廚房、留樣管理、餐廳管理、會員管理、用工安全、垃圾處置等信息子系統(tǒng)構成。通過食品安全保障體系的搭建，可以實現(xiàn)企業(yè)與供應商戰(zhàn)略關系發(fā)展、采購計劃的制定和實施、全局庫存計劃的監(jiān)控、物流計劃的設計與執(zhí)行、營銷計劃的規(guī)劃和實施、銷售計劃的預測和執(zhí)行、戰(zhàn)略客戶關系的發(fā)展和商圈分析。通過供應鏈策略實現(xiàn)供應協(xié)同、網(wǎng)上招投標和供應商戰(zhàn)略評估；通過采購計劃在業(yè)務管理實現(xiàn)統(tǒng)一采購、采購分析、集中結算；通過庫存計劃實現(xiàn)庫存管理、庫存優(yōu)化、質(zhì)量管理和庫存管理；通過物流配送完成配送管理、路線優(yōu)化、運輸管理和運輸費用的管理；通過營銷管理平臺實現(xiàn)促銷活動管理、營銷策略制訂、促銷分析、促銷費用管理等。最終使餐飲企業(yè)食品安全的可預防、可追溯、可召回。
集團財務管理體系是以核算為基礎、以預算管理為指導、以資金管理為主線，打造具有財務分析效用的、能夠為領導層決策提供支持的財務管控體系；同時考慮和各業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接，提高管理協(xié)同能力。最終通過預算控制資金計劃、通過報帳中心實現(xiàn)費用管理；通過資產(chǎn)管理實現(xiàn)集團全局固定資產(chǎn)的管控；通過采購管理和應付管理實現(xiàn)財務的供應商往來；通過庫存管理和存貨核算實現(xiàn)全面的成本管理；通過銷售管理、費用管理和應收管理實現(xiàn)全面的收入會計管理；通過網(wǎng)上銀行和現(xiàn)金管理實現(xiàn)資金全局管控；通過報表管理及合并和財務分析實現(xiàn)財務績效考核。
目前，國內(nèi)一些知名管理軟件廠商已經(jīng)或正在投身于這個領域的研究和實踐。
4、餐飲連鎖企業(yè)信息化建設架構布局規(guī)劃
在大集中模式下，集團總部開設一套集團總賬套，在總賬套下按照二級單位設置對應的二級賬，二級單位通過網(wǎng)絡連接到總賬套進行系統(tǒng)操作，所有數(shù)據(jù)集中存儲在總部(如圖3所示)。
在這種模式下，總部管理層能夠實時地查詢到公司上下的所有信息，成員單位的審批事務能夠跨組織地呈送到總部領導面前，數(shù)據(jù)和流程實現(xiàn)“零延遲”。
在一套賬的體系中，餐飲企業(yè)高層能夠按照公司統(tǒng)一的管理制度要求進行系統(tǒng)設置，防止出現(xiàn)上下級數(shù)據(jù)規(guī)范的不統(tǒng)一的現(xiàn)象。例如：會計科目設置、基礎數(shù)據(jù)規(guī)范、核算辦法設置、業(yè)務流程參數(shù)設置等。
全集團的數(shù)據(jù)集中在總部，系統(tǒng)的維護工作也隨之集中在總部，下級公司不需要安裝軟件、不需要設置服務器，因此下級單位不存在系統(tǒng)維護的工作量，總部統(tǒng)一負責系統(tǒng)維護即可。
餐飲企業(yè)信息化建設價值
對于餐飲企業(yè)來講，構建全面的信息化體系，需要多方面的資源投入，但其體現(xiàn)的價值對于企業(yè)長期健康穩(wěn)定發(fā)展來講，還是很有必要的，具體至少體現(xiàn)在以下幾個方面。
1、通過供應商管理子系統(tǒng)的搭建，建立全面的供應商資質(zhì)管理體系，有效控制無資質(zhì)供應商的供貨，并及時警告，從源頭抓起。
2、通過質(zhì)量檢測及留樣管理子系統(tǒng)搭建，以滿足食品安全檢測的需要。
3、通過采購管理子系統(tǒng)的搭建，建立進貨查驗記錄制度，如實記錄食品、食品添加劑的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批號、保質(zhì)期、供貨者名稱以及聯(lián)系方式、進貨日期等內(nèi)容；記錄的保存期限不得少于2年。
4、通過集團財務管控體系的搭建，將財務核算體系統(tǒng)一起來，實現(xiàn)集團跨期、跨單位、溯源的查詢各業(yè)務部門的各種業(yè)務信息，為領導的決策提供更加及時、準確的數(shù)據(jù)依據(jù)。
5、變被動式監(jiān)管為主動式監(jiān)管，變事后監(jiān)管為事前監(jiān)管和事中監(jiān)管，變偶然集中的“運動式監(jiān)管”為常規(guī)分散的“動態(tài)式監(jiān)管”。盡可能靠前監(jiān)管，把問題消滅在萌芽狀態(tài)。
6、建立信息共享的聯(lián)動監(jiān)控合作機制，通過各個部門之間的有效合作，實現(xiàn)食品安全監(jiān)管的合力。
食品安全是關系民生的大事,每個國家都很重視。在國外，一些發(fā)達國家利用信息技術手段進行信息管理、發(fā)布、咨詢服務已有成熟的經(jīng)驗，國內(nèi)目前也在這條道路上思考著自己的模式。餐飲行業(yè)的健康發(fā)展，任重而道遠，先進的信息化技術，也需要不斷完善和進步，兩者相輔相承，缺一不可，希望我國早日走上利用信息化手段快速高效管理食品安全信息的道路。
